Kuten viime kertaisessa to do -postauksessa jo mainitsinkin, meillä oli tämän viikon maanantaina suunnitelupalaveri juhlapaikallamme Wanhassa Bäckbyssä. Emme olleet ennen maanantaita olleet yhteyksissä juhlapaikkaamme reilu vuosi sitten sovitun varauksen jälkeen (paria viestiä lukuunottamatta), joten läpikäytäviä asioita oli PALJON. Vaikka tietysti menu ja sun muut asiat olisi ollut kiva suunnitella jo aiemminkin, odotimme kiltisti juhlapaikkamme käytäntöä pitää suunnittelupalaveri 1-3kk ennen häitä ja meidän kohdallamme suunnittelupalaveri pidettiin nyt siis tasan 2kk ennen häitä.
Olin varautunut palaveriin kirjaamalla ylös ison liudan kysymyksiä liittyen ruokaan, tilavuokraan, aikatauluihin, henkilökuntaan, ja yms. asioihin. Juhlapaikkamme omistajalla Selenalla oli myös valmiina oma pohjansa asioiden läpikäymiseen, joten seuraamalla Selenan palaverikäytäntöjä saimme käytyä läpi melkeinpä kaikki listallani olleet asiat ja kyseltyä samalla kaikki pienetkin yksityiskohdat kunkin teeman osalta. Lopuksi utelin vielä kaikki auki jääneet kysymykset selviksi.
Aloitimme tärkeimmästä eli ruuasta. Olimme saaneet varauksen yhteydessä erilaisia menuvaihtoehtoja, joita emme kuitenkaan hyväksyneet mitään sellaisenaan. Sen sijaan olimme koonneet eri menujen elementeistä meitä miellyttävän kokonaisuuden, jonka sitten esittelimme Selenalle. Suunnitelmamme oli ilmeisesti varsin hyvä jo itsessään, sillä mitään kovin suuria muutoksia emme joutuneet menun suhteen tekemään. Vaihdoimme kuitenkin mm. lihapullat kanavartaisiin ja perunat toisenlaisiin perunoihin, mutta pääpiirteittäin menu pysyi hyvin samanlaisena kuin olimme ajatelleetkin. Itse ruuan lisäksi päätimme myös kakun sekä sovimme mm. astioista sekä juomien tarjoilusta. Olen varmaan jo aiemmin maininnut ajatuksestamme (ainakin juomapostauksessa), että viinit kaadettaisiin laseihin tarjoilijoiden toimesta. Tämä suunnitelma päätettiin kuitenkin muuttaa pöytiin laitettaviin pulloihin, sillä Selenan mielestä se ei ensinnäkään vaikuta kauheasti viinin menekkiin ja toisekseen saamme käytettyä sen rahan, mikä olisi kulunut ylimääräisen tarjoilijan palkkaamiseen, itse juomien ostamiseen. Vaikka viinien lasiin kaataminen olisi ehkä ollut jotenkin juhlavaa, niin ajattelimme, että ehkä se on kuitenkin helpompi näin.
Ruuat päätettyämme siirryimme suunnittelemaan päivän aikataulua. Kerroimme alkuun itse, monelta meillä on vihkiminen ja että aiomme tulla suoraan kirkolta juhlapaikalle ilman mitään valokuvauksia välissä, joten sen perusteella Selena pystyi laskemaan aikataulua ruokailuille. Vaikka haluamme, että häämme ovat rennot eikä niissä edetä minuutilleen kellon mukaan, jonkinlainen aikataulu on kuitenkin hyvä olla olemassa ja etenkin pitopalvelun kannalta on tärkeää, että ruokailun ja kahvittelujen aloitukset on aikataulutettu varsin tarkasti. Aikataulujen kannalta itselleni uusi asia oli se, että (ainakin meidän juhlapaikallamme) ruokailun jälkeen on hyvä olla hetki, jolloin keskittymistä vaativat ohjelmanumerot on kielletty (puheet, yhteisleikit jne), sillä henkilökunta siivoaa lautasia pois ja esimerkiksi puheen kuunteleminen voisi olla varsin kurjaa, kun ympärillä häärää tarjoilijoita kilisevien astioiden kanssa. Nyt, kun ruokailujen kellonajat on tiedossa, on siis helppo ruveta myös miettimään, mihin väliin esim. juurikin puheita ja leikkejä rupeaa sijoittelemaan. Aikataulun suhteen sovittiin myös mm. juhlien loppumisajankohta (eli milloin me lähdemme, milloin baaria ei enää täytetä ja mihin mennessä vieraiden on oltava ulkona), eri alkumalja käytännöt eri säätiloille (hyvällä säällä ulkona). sekä myös esim. baarin ja sipsibuffetin laittoa ja täyttöä koskevat asiat.
Ruokien ja aikataulun lisäksi keskeinen suunnittelupalaverin osa oli myös tietysti itse tila sekä sen koristelut. Saimme sovittua mm. DJ:n, lahjapöydän ja photoboothin sijoittelusta sekä tietysti pöytäjärjestyksen. Suurin osa tilaan ja koristeluihin liittyvistä asioista meni niinkuin olin jo etukäteen suunnitellut, mutta muutaman jutun kohdalla suunnitelmia täytyy hieman viilata. Selena oli esimerkiksi sitä mieltä, että liian monen kynttilän sytyttäminen on aikataulullisesti mahdotonta, joten himmaamme hieman pöytiin tulevien kynttiläpurkkien määrää, jotta meidän ei itse tarvitse sytytellä kynttilöitä vaan tarjoilijat voivat hoitaa sytytyksen ollessamme kirkossa. Tämä ei luultavasti vaikuta paljoakaan pöytien kokonaisilmeeseen ja toisaalta se myös helpottaa tarjoilijen työtä kynttilöiden vaihdon yhteydessä, kun meillä on nyt sitten ylimääräisiä purkkeja, joihin voi sytytellä kynttilät valmiiksi takahuoneessa ja vain vaihtaa purkit vieraiden silmien alla. Myös istumajärjestystaulua koskenut suunnitelma meni uusiksi, sillä teline, jonka olin varaustilaisuuden yhteydessä nähnyt juhlatilassa, oli mennyt rikki, eikä uutta oltu ostettu tilalle. Itse tuskin rupeamme mitään maalaustelinettä hommaamaan, joten pöytäkartta sijoitetaan nyt siis luultavasti vain eteistilassa olevan pöydän päälle. Pieniä viilauksia siis lähinnä, mutta kuitenkin sellaisia, jotka oli hyvä käydä läpi nyt eikä sitten hääaamuna.
Näiden mainitsemieni juttujen lisäksi kävimme läpi myös kaikkea syöttötuolien määrästä, erityisruokavalioihin ja valokuvaajan tikkaisiin. Ihan jokaikistä kyssäriä en nyt jaksa tähän kirjoittaa, mutta tässä hieman tiivistettyä listaa asioista ja kysymyksistä, joita palaverimme sisälsi:
- menun suunnittelu, ruokien allergeenit, erityisruokavalioannokset
- juomat ja niiden sijoittelu sekä täyttö
- astiakäytännöt (mistä lautaset otetaan, mihin asti lasit käytössä, jne.)
- lautasliinat ja mahdollisuus saada ne ennakkoon menu/ohjelma/bingo-settien tekemiseksi (onnistuu!)
- kakku ja sen koristelut
- jälkiruokapöydän muut tarjottavat
- kahviastiat ja tarjoilukäytännöt
- baarin sijainti, laittaminen ja täyttö + kenen vastuulla tyhjät pullot ja tölkit (tarjoilijat hoitaa!)
- sipsibuffetin sijainti, laittaminen ja täyttö (tarjoilijat hoitaa!)
- tilavuokran aikataulujen tarkistus
- vihkimisen aikataulu
- juhlan aikataulut (alkumaljat, ruokailun sekä kahvittelun aloitus, jne.)
- hääparin saapuminen ja alkumaljakäytännöt eri säätiloille (hyvällä säällä ulkona)
- ohjelmanumeroiden esittely + sijoittelu aikataulullisesti
- pöytäjärjestys
- milloin kattaukset valmiina? (aamulla)
- onko suunnitellut pöytäkoristelut ok? (pientä viilausta)
- kuka hoitaa kynttilöiden sytytyksen ja vaihtamisen (tarjoilijat, jos kynttilöitä ei ole liikaa!)
- photoboothin sijoittelu, saako tolppiin kiinnittää "pyykkinarun" kuville? (saa laittaa, mutta ilman teippiä jne.)
- vuokratuotetarpeet (otetaan esim. spottivaloja)
- syöttötuolien määrä
- saako hääpari + mahdollisesti apukäsinä toimivat vieraat laittautua (esim. morsiamen meikkaus + pukeutuminen) juhlapaikalla? (kyllä, kunhan vessat jää siistiksi)
- monelta henkilökunta tulee paikalle ja moneen asti ovat paikalla?
- henkilökunnan vastuulla/meidän vastuulla olevat asiat
- varastotilat
- moneen siivousryhmä saa olla paikalla?
- saako autoja jättää juhlatilan pihaan yön yli?
- parkkipaikat
- valokuvaus juhlapaikalla, sisälokaatiot sateen sattuessa
- dj-käytännöt
- mihin mennessä lopulliset vierasmäärät ja yms. ilmoitettava? mitkä kaikki infot tarvitsevat?
-onko lisäpalaverille vielä tarvetta? (ei)
Palaveri tuli kyllä tässä kohtaa ihan tarpeeseen, sillä nyt on hyvä ja helpottunut olo siitä, että häämme tuntuvat olevan hyvissä ja osaavissa käsissä. Jos vain mahdollista, niin suosittelen kuitenkin pitämään tällaisen palaverin juhlapaikan sekä pitopalvelun kanssa jo vähän aikaisemmassa vaiheessa, jotta pelisäännöt on selvillä jo hyvissä ajoin, eikä esimerkiksi tule suunniteltua taikka tehtyä jotain koristeluja tai yms., joita juhlapaikalla ei voikaan toteuttaa. Myös menu on tietysti kiva tietää jo hyvissä ajoin, mutta meidän juhlapaikan palaverikäytännöt olivat nyt tällaiset ja saimme sovittua asiat siis vasta 2kk ennen häitä. Nyt kaikki on kuitenkin sovittuna, joten hyvä näin. Ja tietysti jos jotain kysymyksiä vielä herää, niin aina saamme laittaa viestiä juhlapaikalle. Muutoin ainut mitä oikeastaan enää tarvitsee on ilmoittaa lopullinen vierasmäärä (allergiatietoineen ja lapsimäärineen) viimeistään viikkoa ennen juhlia sekä käydä hakemassa lautasliinat, jotta saamme näperreltyä menu/ohjelma/bingo-setit valmiiksi jo hääviikolla, jotta ne voi sitten vain laitella oikeille paikoille hääaamuna.
Vinkkinä juhlapaikka- taikka pitopalvelupalaveriin menijöille voisin muuten sanoa, että kannattaa tosiaan kirjata kattava lista kysymyksiä ylös ja kannattaa tehdä se pitemmän ajan kuluessa. Jos yrittää yhtenä iltana miettiä kaikki kysyttävät asiat läpi niin aina jää jotain, mikä ei sillä hetkellä tule mieleen. Itselläni oli varmaan kuukauden ajan koneella auki word-tiedosto, johon aina lisäilin kysymyksiä sitä mukaa, kun ne päähäni putkahtivat. Lisäksi kannattaa selailla eri hääbloggaajien postauksia liittyen näihin juttuihin. Itse ainakin bongasin muiden blogeista monta sellaista kysymystä, joita en olisi ehkä muuten älynnyt kysyä.